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Funktionen

Dokumenterstellung

Das Symfact Dokument Erstellungswerkzeug erlaubt berechtigten Benutzern das regelbasierte Generieren von neuen Verträgen, NDAs, CDAs etc. aus Klausel- und Standard-Bibliotheken. Das Modul gestattet die Überwachung der Vertragsverhandlung, der Vertragsveränderungen bis hin zum Genehmigungsprozess basierend auf Benutzer und deren Rollen und Verantwortungsbereiche.

Als unternehmensweite Managementanwendung deckt die Symfact Plattform alle vertraglichen Beziehungen während des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages für alle Partner und alle Vertragstypen ab. Die Symfact Compliance Plattform trägt wesentlich dazu bei alle vereinbarten Bedingungen und Verpflichtungen zu optimieren.

Die sehr hohe Konfigurierbarkeit der Vorlagen schliesst Folgendes ein:

  • Mehrfache Standardquellen: Klausel Bibliotheken, Standardverträge, sprachenabhängige Vorlagen und sämtliche Dokumente mit einer unlimiterten Menge an Vertragselementen.
  • Vertragspartner Daten: Kontaktinformationen, Evaluations- und Beurteilungsangaben sowie Leistungsindikatoren (KPIs) begleitet von dazugehörigen Dokumenten wie Geschäftsberichte, Preislisten oder Handelsregisterauszügen etc.
  • Unterschiedliche Objektdefinitionen für die Vertragsbeziehungen: Liegenschaften, Projekte, Produkte, Abteilungen, Filialen, Tochtergesellschaften, Vorlagen, Reglemente etc.
  • Vertragsinformationen: frei wählbare und konfigurierbare Register für Fakten, Fristen, Bedingungen, Finanzielle Regelungen oder Zuordnungen zu Produkten, Projekten oder Tochtergesellschaften
  • Originaldokumente: Symfact unterstützt bis zu 30 unterschiedliche Formate wie pdf, doc, xml, msg, html, xls, pptx, tiff, jpg, docx, xlsx
  • Dokumente lassen sich auch einscannen und mit der automatischen Zeichenerkennung ergänzen um die Volltextsuchtauglichkeit zu garantieren (keine Verschlagwortung notwendig)

Vertragsaktivierung

Die Hinterlegung von Vertragsinhalten und deren Dokumente kann manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch erfolgen:

  • Manuelles Erfassen und Speichern von Metadaten und Vertragsdokumente mittels Internet Browser
  • Periodisches Nachführen von ERP und SAP Stamm- und Transaktionsdaten in einem frei definierbaren Zeitfenster mit dem Symfact web Service
  • Aufnahme von digitaliserten Dokumenten des Scanners entweder einzeln oder gesamthaft als Stapeleinlesung
  • Automatisches Hochladen von elektronischen Forumularen wie zum Beispiel InfoPath von Microsoft mit gleichzeitiger Metadaten Generierung aus den Inhalten des Vertragsformulars
  • Automatisches oder manuelles Laden und Speichern von Microsoft Word Dokumenten aus Office 2003, 2007 oder 2010
  • Interview basiertes Erstellen von Verträgen mit automatischem Speichern
  • Automatische Vertragserstellung aufgrund von bestehenden Metadaten (Vertragsdetails)
  • Integration von einfachen bis komplexen Genehmigungsprozessen

Compliance

Compliance Anforderungen stellen mittlerweise eine grosse Herausforderung für alle Unternehmen dar. Die Symfact Compliance Plattform adressiert Compliance Vorgaben und setzt diese mit einer hoch konfigurierbaren und flexiblen Technik in die Praxis um.

  • Zentrale Datenbank für Regelungen, Verträge, Vorschriften und Objekte jeglicher Art
  • Nachverfolgung von Verpflichtungen und Einhaltungsüberwachung aller Vorgaben und Fristen
  • Compliance Prüfung und proaktives Partnermanagement
  • Risikomanagement
  • Abteilungsübergreifende Compliance Koordination
  • Transparenz in den Bereichen Risiken, Verpflichtungen, Bedingungen und Vorschriften
  • Lieferanten- und Kunden-Bewertungen

Optimimierung

Die Symfact Vertrags- und Compliance Management Plattform stellt ein effiziente Lösung für alle Vertrags- und Compliance Bereiche mit erheblichen verfahrenstechnischen Vorteilen sowie einem raschen ROI (Return of Investment) dar.

Die zentrale Datenbank verbindet die dezentrale Datenerfassung mit der unternehmensweiten Sicht auf spezifische Vertragsinformationen wie Kosten, Quantitäten, Fristen, Rechtsabhängigkeiten, Verpflichtungen oder Referenzen etc.

Transparenz und der schnelle Datenzugriff auf Dokumente und Metadaten helfen teure Fehler wie verpasste Erneuerungen oder Neuverhandlungen zu vermeiden.

Die Symfact Lösung unterstützt das proaktive Bewirtschaften jeglicher Partnerbeziehungen:

  • Evaluation und Qualifikation von Vertragspartnern
  • Evaluation von KPIs in Bezug auf Qualität, Kosten (TCO), Liefertreue, Risiken, Innovation, Zahlungseinhaltung oder Analysen
  • Compliance Konformität aller Gesellschaften in Bezug auf gesetzliche Einhaltungen
  • Konsolidierung und Optimierung von Lieferanten
  • Selbstdeklarationen von Lieferanten
  • Kontrolle über finanzielle Anpassungen und Rechnungsprüfung
  • Überwachung und Steuerung von vereinbarten Konditionen und Fristen
  • Integrierte Planungs- und Reporting-Werkzeuge
  • Management von finanziellen Verpflichtungen und kritischen Vereinbarungen
  • Lieferantenbewertung

Analysen

Die Visualisierung von Partner- und Produkt-Evaluationskriterien ermöglicht ein klares Management von eingegangenen Verpflichtungen und Bedingungen. Die Partneranalysen können auch über spezielle Portale erfolgen und insofern dies erlaubt wird, die eignen Vertragsdaten den aktuellen Gegebenheiten anpassen wie sog. Selbstdeklarationen von Angeboten, Verträgen und das Hochladen der dazugehörigen Dokumente.

  • Leistungsüberwachung und Leistungsbewertungen (Lieferanten, Kunden, Banken, Versicherungen, Abteilungen oder Tochtergesellschaften)
  • Evaluation von Vertragstypen, Klauseln, Dokumenten und Anhängen
  • Evaluation von Entitäten die mit Verträgen verbunden sind wie Projekte, Vorschläge, Berater, Regionen oder Geschäftseinheiten
  • Beurteilung von Partnern in Bezug auf Qualität, Geschäftstendenzen, finanzielle Resultate und Einhaltung von vereinbarten Standards
  • Partner Analysen, Key Account Management oder Revision
  • Selbstdeklaration von Lieferanten und Kunden durch ein web Portal
  • Kontrolle der Wirksamkeit von vertraglichen Engagements, Aktivitäten und Resultaten
  • Service Management, Angebote, Rabatte, Qualifikationen, Bedingungen, Werte etc.
  • Analyse von Risiken bei Finanzen, Recht, Produktion, Strategie, Personal, Regelungen oder Vorschriften

Archivierung

Alle archivierten Vertrags- und Compliance Dokumente stehen den berechtigten Anwendern zur Verfügung. Die Dokumente werden volltextsuchfähig in einer zentralen zugriffsgesicherten Datenbank gespeichert. Standardisierte Suchabfragen und individudelle Abfragen in Kombination mit Metadaten und Dokumenten erlauben das Suchen in jeglicher Kombination.

  • Management aller Dokumente, Verträge, Metadaten oder Anhänge
  • Integrierte Archivierungsfunktionen, die genau nach Kundenangaben konfiguriert werden
  • Originaldokumente, Text, Bilder, Audio und Video ….in verschiedenen Formaten wie pdf, doc, docx, xml, msg, html, xls, pot, tiff, jpg … Unterstützung von über 30 Fileformaten
  • Archivierte Daten Suche nach Volltext, Wild Cards oder ‚Ungefähr‘ Angaben
  • Hyperlink or XML Datenlinks in andere Archivierungssysteme
  • Direkte Verbindungen zu Dokumenten Scanners (optionales Modul)
  • Stapelorientiertes Laden von Dokumenten und Metadaten mit automatischer Zuteilung von Partnern, Objekten und Entitäten
  • Historie über alle Aktivitäten und sämtliche Datenelemente und Veränderungen
  • Unlimitierte Anzahl und Typen von Archivattributen
  • Wiederaktivierung von Dokumenten und Daten aufgrund von Rollenberechtigungen
  • Volltextsuche in Metadaten und archivierten Dokumente

Anwendungsintegration

Die Verwendung von Standardschnittstellen auf XML-Basis, web Services und den Standardprotokollen wie SOAP, SSL (https) und TCP/IP garantieren sichere Integrationen mit externen Systemen. Die Symfact Plattform unterstützt passive (z.B. Stammdaten) wie aktive (z.B. Transaktionsdaten) Verbindungen mit Umsystemen. Die Integrationen werden nach Kundenanforderungen umgesetzt und vermeiden unnötige Komplexität oder irrelevante Datenelemente um kostenintensive ERP Anpassungen zu umgehen.

  • Import und Export von Files in den Formaten xls, xlsx, doc, docx, rtf, pdf und xml
  • Import von Benutzerdaten, Lieferanten, Projekte, Verträge etc.
  • Interface Möglichkeiten mit ERPs wie SAP, Oracle etc.
  • Interface Möglichkeiten mit LDAP oder AD (Active Directory) inklusive „Single Sign On“
  • Interface Möglichkeiten mit Microsoft Outlook – Synchronisation und URL Verbindungen
  • Interface Möglichkeiten mit Partnerprodukten wie Hotdocs von LexisNexis (interaktive Fragen zur Erstellung eines Vertrages)
  • Interface Möglichkeiten mit eFormularen wie InfoPath und Word von Microsoft (bekannt als ‚intelligente‘ Dokumente)
  • Laden von grossen Datenmengen (Dokumente und Metadaten) aus bestehenden Systemen
  • On-line oder off-line Datenerfassung von Partnern, Dokumenten oder Verträgen
  • Integration von Access, Text files oder ERP Daten
  • Integration mit Authoring Modul (Vertragserstellung)
  • Integration mit der Symfact Workflow Engine (Prozessgestaltung)
  • Volle SOA Unterstützung mit web Service Support

Email Benachrichtigung

Der Verantwortliche eines Vertrages definiert im Normalfall seine Fristen- und Ereignisbenachrich-tigungen selbst. Die Emails werden in der Symfact Plattform angezeigt und mit einem Link zur ent-sprechenden Vertragsfrist resp. zum Vertragsereignis versandt.

• Alarme und Benachrichtigungen werden von der Symfact Plattform via Email automatisch versandt
• Automatischer Versand von ereignisgesteuerten Benachrichtigungen – zum Beispiel:
– Beim Wechsel eines Vertragsstatus
– Gesamtwert des Vertrages übersteigt einen bestimmten Betrag
– Evaluation eines Lieferanten fällt unter eine Minimumleistungsstufe
– Keine Rückantwort eines Vertragsmanagers nach einer Anzahl Wiederholungen (eskalierte Benachrichtigung)
• Statusübersichten pro Benutzer über sämtliche Emails
• Direkter Zugriff auf den Vertrag aus dem Email innerhalb von Outlook
• Unterstützung mehrerer Email Adressen: Benutzer, Gruppen, Managers oder externe Partner
• Email Eskalation nach mehrfachem Versand ohne Rückantwort
• Freie Formatierung der Email Benachrichtigungen (konfigurierbare Standardtexte mit abgefüllten Inhalten aus dem Vertrag)
• Frühwarnsystem mit Konfigurationseinstellungen pro Benutzer und Rolle
• Wiedervorlage Konfiguration an jedem beliebigen Ort im Vertrag
• Optionaler Eintrag in den Outlook Kalender von wichtigen Email Benachrichtigungen
• Freie Bestimmung von Compliance Prüfungsregeln
• Automatische periodische Berichte als Email Anhang

Datenbank Reporting

Alle Datenelemente der Symfact Plattform inklusive Dokumente können abgefragt werden. Mitein-geschlossen sind Volltextsuchen, gespeicherte Abfragen pro Benutzer oder periodische Email Reports. Alle Reports können auch in xml oder xlsx generiert werden und erlauben so um ein weiteres Daten-mining oder zusätzliche Analysen.

  • Realtime Report Generation um den aktuellen Status zu erhalten
  • Standard und ad hoc Reports sind pro Benutzer definiert
  • Direktes Versenden von Reports als Anhang eines Emails (FTP oder als PDF)
  • Auflisting aller Dokumente eines Vertrags in einem Report
  • 15 Standard Reports sind verfügbar wie: Übersichten, Zusammenfassungen, Finanzielle Abbildungen, Risiken, Vertragsablauf pro Termineinheiten, zu verhandelnde Verträge, Spezialkonditionen etc.
  • Alle Reports können in den Formaten pdf, xls, xlsx, rtf oder xml generiert werdeb
  • Wählbarer Ausgangsmonat bei Cashflow Reports
  • Auswahl der Report Währung
  • Automatische Auswahl von Suchkriterien
  • Zusätzliche Reports: Jahresbudget, Monatscashflow, Zahlungskorrekturen, Liste der ausstehenden Korrekturen, Liste von unbeantworteten Email Benachrichtigungen etc.
  • Personalisierte Ansichten von Zusammenfassungen am Bildschirm
  • Auswahl der Sortierungskriterien eines Reports

Datenbank Suche

Die Suchmaschine der Symfact Plattform ist für alle Benutzer äusserst intuitiv. Alle Datenelemente, Objekte und Dokumente stehen der Suchmaschine uneingeschränkt zur Selektion zur Verfügung. Komplexe Datenbankabfragen können pro Benutzer abgespeichert und somit wiederholt aufgerufen werden.

  • Schnelle Vertragsselektion mittels Multiparametersuche von der Startseite der Symfact Plattform
  • Alle definierten Datenelemente stehen der Suchmaschine zur Verfügung
  • Uneingeschränkte und flexible Suchdefinitionen abgestimmt auf die Benutzer
  • Möglichkeit personalisierte Suchabfragen zu speichern und unter anderen Benutzern zu verteilen
  • Parallele Volltextsuche in Partner, Verträgen, Entitäten, Objekten, Email Benachrichtigungen und in allen Dokumenten
  • Wildcard Suche und unlimitierte Kombination von „und/oder“
  • Ad-hoc Abfragen
  • Suche innerhalb der Formate PDF, Excel, RTF, Word oder XML
  • Scrolldown Resultatanzeige auf dem Bildschirm – Möglichkeit das Suchen sukzessive einzuschränken um genaue Resultate zu erhalten
  • Ausbaubare Lösung um auch in extrem grossen Datenmengen zu suchen
  • Direktes Versenden von Suchresultaten via Email
  • Direktes Versenden von Suchresultaten nach Zeitplan (z.B. jede Woche am Montag um 5.00)
  • Definition von Boolean Formeln z.B. „Zeige mir alle Leasingvereinbarungen, der Abteilung Logistik und/oder Finanzen, welche vor dem 1. Dezember 2012 auslaufen und der Vertragswert gleich oder grösser als € 5’000 ist)

Zugriff und Sicherheit

Jedem Benutzer der Symfact Plattform können eigene Zugriffsrechte zugewiesen werden. Dies garantiert eine hohe Sicherheit und erlaubt auch die Verfolgung aller Tätigkeiten eines Benutzers über die gesamte Laufzeit eines Vertrages.Die Zugriffsrechte werden durch den System Administrator verwaltet.

  • Authentifizierung und Zugriff via LDAP/AD für Single Sign On
  • Hohe Granularität der Sicherheitseinstellung für die Benutzer und Rollenprofile oder Gruppen
  • Konfigurierbare Kontrolle der Passwörter (Spezialzeichen, Länge, Aktivitäten, automatische Aufforderung zur Neueingabe etc.)
  • Zuteilung von mehreren Rollen zu einem einzelnen Benutzer
  • Zugriff Modi ‚Lesen‘, ‚Schreiben‘ oder ‚kein Zugriff‘ auf allen Ebenen
  • Zuteilung von Funktionen pro Benutzer (z.B. Erstellen eines Vertrages, Ändern eines Vertragspartners oder Löschen einer Entität).
  • Zuteilung von mehreren Ansichten pro Benutzer
  • Zuteilung von mehreren Register (z.B. Finanzdaten ‚Lesen, Preise ‚kein Zugriff‘ und Fakten ‚Schreiben‘)
  • Zuteilung von Reports pro Benutzer
  • Zuteilung von geheimen Verträgen nur durch den Vertragsinhaber

Historie (Track & Trace)

Das Modul zeichnet sämtliche Aktivitäten des Systems auf; d.h. jeder Klick und jede Speicherung und Veränderung innerhalb der Symfact Anwendung wird registriert. Berechtigte Benutzer können in einer graphischen Oberfläche navigieren und Abfragen durchführen.

• Speicherung aller System Aktivitäten
• Aufzeichnung mit Datum- und Zeitstempel für jeden Benutzer
• Über 50 unterschiedliche Aktivitätscodes, die für die Nachverfolgung gespeichert werden – Beispiele :
– Ändern eines Vertragspartners
– Login
– Erstellen eines neuen Vertrages
– Passwortwechsel
– Löschen eines Benutzers
– Herunterladen eines Dokumentes
– Verändern eines Datenelementes etc.
• Alle Veränderungen werden am Bildschirm mit dem alten und neuen Wert angezeigt
• Aufgezeichnete Daten können gesucht und sortiert werden (Aktivität, Benutzer, Datum etc.)
• Selektierte Aufzeichnungen können mittels Report ausgewertet und archiviert werden
• Aufgezeichnete Aktivitäten können vom Vertragsinhaber innerhalb des Vertrags sichtbar gemacht werden
• Zuteilung von Rollen über jede Aktivität
• Konfigurationsanpassungen sind pro Benutzer oder Anwendung jederzeit möglich

Dokumente (Suche/Speicherung)

Die meisten Anforderungen an Vertrags- und Compliance Management Systeme beginnen mit Informationen, die in Dokumenten enthalten sind. Dokumentzentriertes Verarbeiten von relevanten Verpflichtungen und Abmachungen müssen einfach und leicht zugänglich gespeichert werden. Die native XML-Architekturlösung der Symfact erlaubt, dass alle Dokumente und Emails auf benutzerfreundliche Art gespeichert werden. Die Plattform gestattet alle Dokumente mittels freier Wortwahl und ohne vorherige Definitionen abzufragen und anzuzeigen.

  • Speicherung von über 30 unterschiedliche Dateitypen (doc, docx xls, pdf, jpeg, pdf/a etc) im Originalformat
  • Freie Wahl der Register und Ansichten, wo Dokumente angezeigt und gespeichert werden
  • Auffinden von allen Textdokumenten, die im Modus OCR abgespeichert sind
  • Abfragen über einzelne oder alle hinterlegten Objekte
  • Drag and Drop Emails Speicherung (inklusive Anhänge) um die Korrespondenz-Historie sicherzustellen
  • Speicherung von Suchprofilen pro Benutzer
  • Automatisches Scanning von unterzeichneten Verträgen mittels Symfact Barcode Modul

Daten und Beziehungen

Jedes Unternehmen hat einmalige, miteinander in Beziehung stehende Informationen die nachverfolgt und bewirtschaftet werden müssen. Im Beispiel von Verträgen sind die Beziehungen typischerweise zwischen dem Inhalt eines Vertrages und den Vertragspartnern festgelegt. Viele Unternehmen haben das Bedürfnis weitere wichtige Informationen wie RFPs, Tochtergesellschaften, Unternehmensprojekte, Geschäfts-einheiten, Produkte oder Preise zu speichern. Die Symfact Compliance Plattform hat unbegrenzte Möglicheiten zusätzliche Beziehungen zu Objekten zu definieren und im System so zu hinterlegen, dass die Zusammenhänge für das Management unverzichtbare Werte darstellen.

  • Unlimitierte Anzahl Objekte (Entitäten) wie Partner, Projekte, Produkte, Ereignisse, Gesellschaften, Gebäude, Organisationseinheiten etc.)
  • Erstellung von Beziehungen zwischen Objekten mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad
  • Benutzung von Beziehungsdaten für die Sicherheit und den Zugriff
  • Suche und Reporting nach Beziehungen
  • Hinzufügen von Objekten unabhängig von Software Releases
  • Hinzufügen und Ändern von Datenelementen
  • Anwendungsergänzungen mit neuen Bereichen (z.B. Risikomanagement, Claims Management, Leistungsmessungen, Outsourcing, Beteiligungsmanagement, Audit Management oder Due Diligence, HS&E Management, Covenants Management etc.)

Workflows

Jedes Unternehmen lebt mit individuellen Prozessen, Standards und Organisationsstrukturen und basiert auf Arbeitsabläufen und Richtlinien. Die Symfact Compliance Plattform stellt Werkzeuge für die Abbildung von Aufgaben- und Genehmigungsworkflows zur Verfügung. Die Symfact Enterprise Compliance Plattform nutzt als erste Vertrags- und Compliance Plattform die Open Standard XML Prozess Definitionssprache (XPDL) um Workflows festzulegen.

  • Definition von Workflows und Genehmigungsprozessen mit dem Standard XPDL
  • Workflows nach Geschäftsregeln
  • Möglichkeit Ad hoc Review Prozesse aufgrund von Benutzerrollen zu definieren
  • Automatische Benachrichtigungen innerhalb des Systems und über Emails um Prozesse zu aktivieren resp. zu unterbrechen
  • Möglichkeit temporäre Prüfungsersatz-Benutzer zu definieren
  • Automatische Eskalation bei Überschreitung von Terminen
  • Aktives Reporting über jeden Workflow Status
  • Möglichkeit mehrere Prüfer pro Workflow Schritt zu definieren

Sprachen/Währungen/Objekte

Seit der Gründung von Symfact unterstützen die Lösungen alle Aspekte eines globalen Unternehmens. Multipartner Vereinbarungen einkaufs- oder verkaufsseitig sind ebenso selbstverständlich wie die Abbildung aller Sprachen und Währungen. Mehrfache und spezielle Sprachen sind in Ländern wie Griechenland, Israel, Mali oder Benin aufgesetzt.

  • Benutzer definierte Default Sprache
  • Double-byte Support für alle Sprachen
  • Sprachspezifische Hilfefunktionen (mouse over help)
  • Mouse-over Währungsumrechnungen
  • Währungstabellen mit off- oder online Änderungen
  • Mehrpartner Vereinbarungen mit Unterstützung von Master, Submaster, Local mit Exhibits, Schedules oder Annexes (unterschiedliche Anhänge)